就業規則への明記が必須？有給の計画的付与制度導入ガイド

年次有給休暇の計画的付与制度は、従業員の休暇取得を促進するために導入された制度です。この制度は、従業員のワークライフバランスを改善しつつ、企業の労務管理コストの削減、円滑な業務運営が期待されます。本記事では、制度導入の手順から、労使協定の締結、注意点までを解説します。

投稿者プロフィール

司法書士･社会保険労務士　石井 もも

神戸市東灘区の司法書士・社会保険労務士です。 30代から勉強に目覚めました。 勉強したくなったときが勉強するとき！ 遅咲きの有資格者です。 ホームページを訪れた方のお役に少しでもなれたらという想いでコラムを書いています。

メールで相談する

初回は相談無料ですので、お気軽にご連絡ください

年次有給休暇の計画的付与とは？制度の概要を理解する

計画的付与の基本とメリット

年次有給休暇の計画的付与とは、労働者が有する年次有給休暇のうち、一定の日数について、労使協定に基づき、企業が計画的に休暇付与日を割り当てる制度です（労基法39条6項）。この制度の導入によって、従業員は事前に休暇の予定を立てやすくなり、ワークライフバランスの改善に繋がります。

制度を導入するにあたっては、労使間での十分な協議を行い、従業員の意見を反映させることが大切です。計画的な休暇取得を促進することで、企業には労務管理がしやすく計画的な業務運営が可能になり、より働きやすい職場環境を実現し、従業員の定着率の改善に繋がることが期待されます。

計画的付与が適している企業の特徴

計画的付与制度は、特定の業種や規模の企業だけでなく、様々な企業で導入可能ですが、特に、業務の繁閑の差が大きい企業や、従業員の休暇取得率が低い企業にとって有効です。

サービス業においては、業務が忙しくない時期に計画的に休暇を付与することで、従業員の負担を軽減し、サービスの質を維持することができます。また、計画的付与は、従業員ごとに付与日を指定することもできます。自社の業種、規模、従業員の働き方などを考慮し、最適な計画的付与制度を導入しましょう。

導入前に確認すべき法的要件

年次有給休暇の計画的付与制度を導入するにあたっては、労働基準法をはじめとする関連法規を遵守しなければなりません。

年次有給休暇の取得は、原則として従業員の自由な意思に委ねられるべきものとされています。しかし、労使協定を締結することで、年次有給休暇のうち5日を超える部分について、企業が計画的に付与日を指定することが可能になります。年次有給休暇のうち最低でも5日は、従業員が自由に使える年次有給休暇として残しておく必要があります。

また、計画的付与制度の導入したときは、就業規則の絶対的記載事項になるので、その旨を明記しなければなりません。

計画的付与制度導入における注意点と対策

年次有給休暇の日数が少ない従業員への対応

計画的付与制度の趣旨は、従業員の休暇取得を促進することですが、企業は、年次有給休暇が少ない従業員に対して、特別な配慮を行わなければならないことがあります。

前述したとおり、年次有給休暇のうち最低でも5日は、従業員が自由に使える年次有給休暇として残しておかなければなりません。しかし、計画的付与の対象となる日数に5日を加えた日数が、従業員の年次有給休暇の日数を超える場合は、その従業員に計画的付与を行うと、従業員が自由に使える年次有給休暇が5日よりも少なくなってしまいます。

そのため、一斉に計画的付与を行う場合は、そのような従業員に対し、特別に年次有給休暇を付与する、または休業手当として平均賃金の60%以上を支払うなどの対応が必要となります。

ただし、従業員ごとに付与日を指定する場合に、その従業員を計画的付与の対象としないときは特別な年次有給休暇の付与などの対応は不要となります。

計画的付与日前に退職する従業員への対応

労使協定で、計画的付与の制度を導入していた場合、従業員が、計画的付与による年次有給休暇の消化前に退職するときの取り扱いはどうなるのかの問題が発生します。この場合、計画的付与が予定されていた分も含めて年次有給休暇取得を認める義務があるとされています。

労使協定の締結：スムーズな制度導入のために

労使協定とは？締結の意義と必要性

計画的付与制度を導入する際には、労使協定を締結しなければなりません（労基法39条6項）。労使協定を締結することで、企業は、年次有給休暇の取得日を計画的に指定することが可能になります。

労使協定とは、企業と当該事業場の過半数を代表する者（当該事業場の労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合）との間で締結する書面による協定になります。計画的付与に係る労使協定は、届出の必要はなく、社内で保管すればいいこととされています。

協定書の記載項目

労使協定書には、以下の項目を記載する必要があります。

1. 計画的付与の対象となる従業員の範囲
2. 計画的付与の対象となる年次有給休暇の日数
3. 計画的付与の具体的な方法
4. 年次有給休暇の日数が少ない従業員の扱い
5. あらかじめ計画的付与日の変更が予想される場合は、変更する場合の変更手続き

１の従業員の範囲は、育児休業や産前産後による休業をする者や、定年により退職する者については、計画的付与の対象から外し ておくことが考えられます。

３は、主に以下の３つの方法があります。
①事業場全体の休業による一斉付与の場合には、具体的な年次有給休暇の付与日
②班、グループ別の交替制付与の場合には、班、グループ別の具体的な年次有給休暇の付与日
③年次有給休暇付与計画表等による個人別付与の場合には、計画表を作成する時期とその手続き

まとめ｜計画的付与で働きやすい職場環境を実現

年次有給休暇の計画的付与制度は、従業員のワークライフバランスを改善しつつ、企業の労務管理コストの削減、円滑な業務運営が期待されます。

計画的付与制度は、従業員と企業双方にとってメリットのある制度となります。まだ導入をしていない企業は導入を検討してみてはどうでしょうか。当事務所は就業規則に関するご相談をお受けしています。お気軽にご連絡ください。