代表取締役等の住所非表示措置とは？利用できる会社・申出方法・注意点を解説
司法書士･社会保険労務士 石井 もも株式会社の登記簿には、代表取締役の住所が記載されています。そのため、登記事項証明書などを取得すれば、代表取締役の住所を確認することができます。現在は、一定の要件を満たせば、代表取締役等の住所の一部を登記事項証明書等に表示しない「代表取締役等住所非表示措置」を利用できるようになっています。
この記事では、代表取締役等住所非表示措置について、
- 住所がどこまで非表示になるのか
- どの会社が利用できるのか
- いつ申し出るのか
- どのような書類が必要なのか
- 利用すると何が変わるのか
- 住所変更や重任の場合はどうなるのか
を分かりやすく整理します。
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代表取締役等の住所非表示措置とは？
代表取締役等住所非表示措置とは、一定の要件を満たした株式会社について、代表取締役等の住所の一部を登記事項証明書等に表示しないようにする制度です。2024年10月1日から利用できるようになりました。
対象となるのは、株式会社の
- 代表取締役
- 代表執行役
- 代表清算人
です。
通常、株式会社の代表取締役等の住所は登記事項となっており、登記事項証明書などから確認することができます。
住所非表示措置を利用すると、登記事項証明書等には住所のすべてではなく、最小行政区画までが表示されます。
ただし、住所そのものの登記義務がなくなるわけではありません。
代表取締役等の住所に変更があった場合には、住所変更の登記が必要です。また、住所非表示措置を利用していても、登記申請書には代表取締役等の住所を記載する必要があります。
住所はどこまで非表示になる？
住所住所非表示措置を利用した場合、代表取締役等の住所は、登記事項証明書等において最小行政区画まで表示されます。
例えば、通常は、
兵庫県神戸市東灘区○○町○丁目○番○号
と表示される住所が、住所非表示措置を利用すると、
兵庫県神戸市東灘区
までの表示になります。
東京都の特別区については区まで、指定都市については区までが表示されます。
そのため、住所非表示措置は「住所を登記簿から完全に消す制度」ではありません。
登記上の住所は存在したまま、登記事項証明書等に表示される範囲を限定する制度と考えると分かりやすいでしょう。
誰が住所非表示措置を利用できる？
代表取締役等住所非表示措置の対象となるのは、株式会社です。
対象となる代表者は、
- 代表取締役
- 代表執行役
- 代表清算人
です。
一方、合同会社の代表社員について、この制度をそのまま利用することはできません。
また、特例有限会社はこの制度の対象となる株式会社から除かれています。
住所非表示の申出はいつする？
住所非表示措置は、いつでも単独で申し出れば利用できるという制度ではありません。
原則として、代表取締役等の住所が登記されることとなる登記の申請と同時に申し出る必要があります。
例えば、次のような登記と同時に申し出ることができます。
| 登記の場面 | 住所非表示の申出 |
|---|---|
| 株式会社を設立するとき | 可能 |
| 代表取締役が就任するとき | 可能 |
| 代表取締役の住所が変わったとき | 可能 |
| 住所変更のない代表取締役が重任するとき | 可能 |
| 本店を他の登記所の管轄区域へ移転するとき | 可能 |
すでに住所非表示措置を利用している代表取締役について、住所が変わらないまま重任の登記をする場合には、引き続き住所非表示措置を利用することができます。
一方で、何も登記をしない状態で、「代表取締役の住所だけ非表示にしたい」という申出をすることは原則としてできません。
住所非表示にすると困ること・注意点
住所非表示措置にはメリットがある一方で、利用前に知っておきたい注意点があります。
登記事項証明書だけでは代表者の住所を証明できなくなる
住所非表示措置を利用すると、登記事項証明書等に代表取締役等の住所の詳細が表示されなくなります。そのため、代表者の住所を確認する必要がある場面では、登記事項証明書だけでは足りないことがあります。
不動産取引などで追加の書類が必要になる場合がある
不動産取引など、代表者の住所を確認する必要がある場面では、登記事項証明書以外の書類が必要になる場合があります。
申出に必要な書類
住所非表示措置の申出には、一定の書類を添付する必要があります。
必要となる書類は、上場会社か、それ以外の株式会社かによって異なります。
上場会社の場合
株式が上場されていることを確認できる書面を添付します。
例えば、金融商品取引所のホームページに掲載された上場情報の写しなどが該当します。
上場会社以外の場合
申出時に必要となる主な書類は以下の通りです。
- 株式会社の本店が実在することを確認するための書面
- 代表取締役等の氏名・住所を証明する書面
- 株式会社の実質的支配者の本人特定事項を証明する書面
代表取締役等の住所を証明する書面としては、住民票の写し、戸籍の附票の写し、印鑑証明書などが該当します。
また、すでに住所非表示措置が講じられている場合など、状況によって一部の書面が不要となることがあります。
必要書類は会社の状況によって変わるため、実際に申出をする際には、今回行う登記と合わせて確認することが重要です。
住所非表示措置を利用した後、住所が変わったら？
住所非表示措置を利用している代表取締役等の住所が変わった場合には、注意が必要です。
住所非表示措置を利用しているからといって、住所変更の登記が不要になるわけではありません。
代表取締役等の住所に変更があった場合には、住所変更の登記をする必要があります。
さらに、新しい住所についても非表示にしたい場合には、住所非表示措置の申出を改めて行う必要があります。申出をせずに住所変更の登記をすると、新しい住所については住所非表示措置が講じられません。
そのため、
「住所変更の登記をする ＋ 新しい住所についても非表示にする」
という2つをセットで考える必要があります。
住所変更のない重任ならどうなる？
代表取締役等の住所非表示措置を利用している会社で、代表取締役が任期満了後も同じ人として重任する場合にも注意が必要です。
住所に変更がなければ、住所非表示措置を改めて申し出なくても、引き続き住所非表示措置が講じられます。
例えば、
代表取締役A
↓
任期満了
↓
同じAが重任（再任）
↓
住所は変わっていない
という場合です。
この場合、住所非表示措置は継続します。
一方で、代表取締役の住所が変わる場合には、新しい住所について改めて住所非表示措置を申し出る必要があります。
役員の任期や重任について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
→「役員（取締役や監査役など）再任とは？重任とは？その違いは？」
住所非表示措置はずっと続く？
住所非表示措置は、一定の条件を満たしている限り継続します。
例えば、住所非表示措置が講じられている代表取締役等について、住所の変更がないまま重任の登記をした場合などは、引き続き住所非表示措置が講じられます。
一方で、次のような場合には、住所非表示措置が終了することがあります。
- 住所非表示措置を希望しない旨を申し出た場合
- 株式会社の本店所在場所における実在性が認められない場合
- 上場会社でなくなったと認められる場合
- 清算結了後に復活すべき事情が認められた場合
なお、住所非表示措置を利用していても、官公署からの請求等に応じて住所の情報が提供されることがあります。
まとめ
代表取締役等住所非表示措置は、株式会社の代表取締役等について、登記事項証明書等に表示される住所を最小行政区画までとする制度です。
代表者の住所を一般に公開しにくくなる一方で、融資や不動産取引などで追加の確認書類が必要になる可能性があります。
また、住所非表示措置を利用していても、住所変更の登記などの登記義務がなくなるわけではありません。
特に、
- 住所非表示の申出は原則として登記申請と同時に行う
- 住所変更があれば住所変更登記が必要
- 住所変更後も非表示にしたい場合は改めて申出が必要
- 住所変更のない重任の場合は、住所非表示措置が継続する
という点は押さえておきましょう。
住所非表示措置を利用するかどうかは、代表者のプライバシーだけでなく、今後の会社運営や融資、不動産取引なども含めて考えることが大切です。
「自分の会社ではどうすればよいのか分からない」という場合は、現在の登記内容や今回予定している登記を確認し、必要な手続きを整理することから始めるとよいでしょう。
