株主名簿とは？作成義務から閲覧請求まで、企業担当者が知っておくべきこと
司法書士･社会保険労務士 石井 もも株主名簿は、会社にとって重要な情報源です。株式会社は、株主名簿を作成しなければなりません。株主の氏名や住所、株式数などを正確に記録し、管理することは、円滑な会社運営に不可欠です。この記事では、株主名簿の作成と記載事項、株主名簿の閲覧や謄写の請求まで詳しく解説します。
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株主名簿とは何か？その重要性を理解する
株主名簿の役割と法的根拠
株主名簿は、株式会社が株主に関する情報を管理するために作成する重要な書類です。会社法によって作成が義務付けられてます（会121条）。また、株主名簿をその本店に備え置かなければなりません（会125条）。
具体的には、株主の氏名や住所、所有株式数などを記録し、株主名簿の内容は株主総会の運営や配当金の支払いなど、企業の活動全般に影響を及ぼします。また、株主名簿は、会社の所有構造を明らかにするため、合併や分割などの企業再編においても重要な役割を果たします。
株主名簿の記載事項と具体例
株主名簿には、以下の情報を記載します（会121条）。
- 氏名または名称
- 住所
- 所有する株式数
- 株式に種類
- 株式の取得日
- 株券を発行していればその株券の番号
これらの情報は、株主への通知や議決権行使の際に必要となります。株主の氏名または名称は、個人の場合は氏名、法人の場合は正式な会社名を記載します。住所は、株主への通知が確実に届くように、正確な住所を記載しなければなりません。
所有する株式数は、株主が保有する株式の数を記載し、株式の種類は、普通株式、優先株式など、株式の種類を記載します。
株式の取得日は、株主が株式を取得した日を記載します。株式の取得日は、基準日などの権利行使に関係しますので、可能な限り調査し、正確な日を記載するようにしましょう。
株主からの株主名簿記載事項の書面の交付請求
株主名簿に記載された株主は、株券発行会社であるときを除き、株式会社に対し、株主名簿に記載（または記録）された自己の株主名簿記載事項を記載した書面の交付（または記録した電磁的記録の提供）を請求することができます（会122条1項、4項）。
株主にその書面の交付をするときは、代表取締役は、その書面に署名または記名押印をしなければなりません（会122条2項）。この株主からの請求については、定款や社内規定で手続きなど定めていることがありますので、手続きを進めるにあたっては、定款や社内規定を確認しましょう。
株主名簿の閲覧や謄写の請求
株式会社の株主及び債権者は、営業時間内はいつでも、理由を明らかにして、株主名簿の閲覧又は謄写の請求をすることができます（会125条2項）。この請求があったときは、株式会社は、その株主又は債権者が自己の権利の確保又は行使に関する調査以外の目的で請求を行ったときを除き、原則、拒むことができません（会125条3項）。
この閲覧や謄写の請求は、株式会社の親会社株主も、その権利を行使するため必要があるときは、裁判所の許可を得れば理由を明らかにして請求することができます（会125条4項）。
株主名簿の閲覧や謄写の請求も、定款や社内規定で手続きなど定めていることがあります。定款や社内規定を確認しましょう。
まとめ
株主名簿は、株主の権利を保護し、会社の運営を円滑に進めるための基礎となる重要な書類です。この記事では、株主名簿の役割と法的根拠、株主名簿の記載事項、株主からの閲覧請求への対応などについて解説しました。
中小企業では、株主名簿を作成しているところは少ないかもしれません。しかし、法令でその作成と備え置きが義務付けられています。この記事が、株主名簿の作成・管理を見直すきっかけになれば幸いです。
