株主総会スケジュールガイド｜スムーズな準備と開催のポイント

株主総会は、会社法に則り、適切な時期と手順で開催しなければなりません。
株主総会の招集は一定の要件に該当すれば株主からでも請求できますが、会社側から招集することが一般的です。本記事では、会社側から招集する株主総会のスケジュール策定のポイントや、スムーズな準備と開催のための手順を解説します。

投稿者プロフィール

司法書士･社会保険労務士　石井 もも

神戸市東灘区の司法書士・社会保険労務士です。 専門知識と経験を活かし、相続とビジネスの法律面でのサポートを行っています。相談者様一人ひとりに寄り添い、安心してお任せいただける事務所を目指しています。オンライン対応可能。土日も対応しています。まずはお気軽にご相談ください。

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株主総会の開催時期と会社法に基づくポイント

株主総会で決める内容とは

株主総会は、株式会社の運営に必須の機関とされており、会社運営に関する重要な意思決定を行う機関です。

特に取締役会を設置しない会社では、株主総会が、株主総会が会社法で定められた事項のみならず、会社の組織や管理、運営など株式会社のあらゆる事項について決議することとなっています（会295条）。一方、取締役会設置会社では、株主総会の決議事項は会社法上および定款で定めた項目に限定されます（会295条2項）。

基準日制度について

株主総会で議決権を持つ株主は、基本的に株主名簿に記載された株主が該当します。しかし、上場会社のように株式の売買が頻繁な場合、開催時点の株主を正確に把握するのは困難です。このため、「基準日」を設ける制度があり、株主総会の開催日から3か月以内のある一定の日（基準日）を定め、その基準日に株主名簿に記載された株主のみが議決権を持つことができます（会124条）。

基準日を決める際には、行使することができる権利の内容を定めなければなりません（会124条2項）。基準日や権利の内容は定款でも決められますが、定款で定めのない場合は取締役会で決定し、その基準日の2週間前までにその旨を公告しなければなりません（会124条3項）。

定時株主総会と臨時株主総会の違い

株主総会には、定時株主総会と臨時株主総会の2種類があります。

定時株主総会は、事業年度が終了した後に毎年開催される株主総会で、計算書類の承認、事業報告などが行われます。定時株主総会は、毎事業年度の終了後一定の時期に招集しなければならないとされています（会296条）。

会社は、事業年度終了後2ヶ月以内に法人税の申告を行う必要があります。この申告までに定時株主総会で計算書類の承認がされる必要があるため、中小企業の場合は、法人税の法定申告期限内の事業年度終了後2ヶ月以内に開催することが一般的です。

臨時株主総会は、会社法で定められた事項や、会社の経営判断によって必要となった場合に開催されます。役員の追加や定款変更、合併など会社の方針に大きな影響を与える議題が取り扱われ、株主の承認を必要とします。

株主総会開催の流れと準備ステップ

STEP1：会社の機関設計・定款内容の確認

最初に、自社の組織体制（取締役会の有無や監査役の設置など）を把握し、それによって必要な手続きや決議事項が異なることを確認します。

会社の機関設計や基準日、議事内容に関する定款の記載も事前にチェックしましょう。

• 取締役会の有無によって決議事項や手続きが異なる
• 定款で定めのある内容（基準日・議決権行使の方法など）も確認が必要

STEP2：スケジュール作成と株主総会開催日の決定

会社法の規定や法人税申告期限、取締役・株主など関係者の都合を考慮しながら、株主総会開催日を決めます。

• 取締役会（または取締役）は、株主総会の日時・場所・議題を決定
• 基準日の公告、招集通知や付随書類の電子提供などには法定の期間や準備期間が必要
• 逆算して余裕をもってスケジューリングすることが大切

STEP3：株主への招集通知の発送

株主総会開催日の原則2週間前（非公開会社は1週間前）までに、株主に対して招集通知を送付します（会社法300条）。ただし、株主全員の同意があるとき（株主総会に出席しない株主が書面又は電磁的方法によって議決権を行使することができるときを除く）は、招集の手続を経ることなく開催することができます（会300条）。

招集通知の方法は、取締役会設置会社や株主総会に出席しない株主が書面又は電磁的方法によって議決権を行使することができる旨を定めた場合は書面（株主の承諾を得た場合は電磁的方法）で通知しなければなりません。取締役会を設置していない会社の場合は、書面や電磁的方法で議決権を行使することができる旨を定めないときは、口頭や電話でもよいこととなります。

招集通知には、取締役会（なければ取締役）で決定した、開催日時、場所、目的などを記載します。招集通知には、株主総会参考書類を添付します。株主総会参考書類に記載する事項は、会社法施行規則で定められていますので、併せて確認しましょう。
定款で取締役の累積投票を排除していない株式会社は、株主総会で取締役の選任を議題とするときは、その招集通知には、選任される取締役の員数を記載又は記録しなければなりません。

取締役の累積投票のコラムについてはこちら

STEP4：株主総会の開催と議事録の作成

株主総会当日は、定款で規定がなければ議長を選任します。通常は代表取締役が務めることが多いですが、別の取締役でも問題ありません。議長は議事の進行と秩序維持の責任があり、必要に応じて議場整理や退場命令の権限も持っています（会社法315条）。

株主総会を開催したら、株主総会議事録を作成しなければなりません（会318条）。この議事録は決議内容や会議の経過を証明する重要な書類です。

株主総会議事録についてはコチラ
株主総会の書面決議についてはコチラ

まとめ

株主総会をスムーズに開催するには、会社法や定款に基づく正確な準備とスケジューリングが欠かせません。本記事では大まかに株主総会のスケジュールに関するポイントや手順について解説しました。解説したこと以外にも例外事項はありますが、本記事がスムーズな株主総会の準備と開催に役立てれば幸いです。

株主総会運営について疑問や具体的な相談がある場合は、いつでもお気軽にご連絡ください。