就業規則の通勤手当の規定を解説
司法書士･社会保険労務士 石井 もも従業員を雇用するとき、通勤手当を支給するか、支給する場合はいくらにするかを決める必要があります。
「通勤手当は必ず支給しなければならないのか」
「自転車や自動車で通勤する従業員にも支給するべきか」
「通勤経路が変わったときは、どのように対応すればよいのか」
こうした点は、会社の規模や通勤事情によっても異なります。
通勤手当の支給は法律上、一律に義務付けられているものではありません。ただし、雇用契約や就業規則などで支給を定めている場合は、その内容に沿った対応が必要です。
また、支給条件が曖昧だと、従業員間の不公平感や給与計算の誤りにつながることもあります。
この記事では、通勤手当の基本から、就業規則に定めておきたい事項、税金や割増賃金との関係まで、会社が確認しておきたいポイントを解説します。
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通勤手当とは
通勤手当とは、従業員が通勤に必要とする費用について、会社が支給する手当です。
電車やバスの定期代を支給する方法のほか、自動車や自転車で通勤する従業員に対し、通勤距離などに応じて支給する方法もあります。
通勤手当の支給は義務？
通勤手当の支給は、法律によってすべての会社に一律に義務付けられているわけではありません。
法律で通勤手当の支給が義務付けられているわけではありませんが、多くの事業所では福利厚生の一環として通勤手当を支給しています。
そのため、会社の方針や通勤事情に応じて、支給の有無や条件を定めることができます。
ただし、すでに雇用契約や就業規則などで通勤手当の支給を定めている場合は、その内容を確認する必要があります。支給条件を変更するときも、既存の労働条件や不利益変更に関するルールを踏まえて検討しましょう。
また、正社員とパートタイム・有期雇用労働者との間で待遇に差を設ける場合は、職務内容や配置の変更範囲などを踏まえ、不合理な待遇差になっていないか確認することも重要です。
就業規則に定めておきたい通勤手当の項目
通勤手当を支給する場合は、対象者や支給条件、計算方法などを明確にしておくと、給与計算や従業員への説明がしやすくなります。
就業規則の役割についてはこちらで詳しく解説しています。
→ 就業規則を作成するメリットとは？会社経営に欠かせない基本ルールと作成手順
就業規則の周知についてはこちらで詳しく解説しています。
→ 就業規則の閲覧義務と従業員の権利｜企業が知っておくべき対応
① 支給対象者
まず、どの従業員を支給対象とするかを定めます。
例えば、次のような点を検討します。
- 公共交通機関、自動車、自転車など、どの通勤方法を対象とするか
- 通勤距離や勤務日数に条件を設けるか
支給対象者の範囲を明確にし、雇用契約書などの記載とも整合するようにしましょう。
② 支給額と計算方法
通勤手当の支給額は、会社の規定によって異なります。
- 公共交通機関：合理的な通勤経路の定期券代などを基準に支給する
- 自動車・自転車：通勤距離や通勤日数などに応じて支給する
- 支給額に上限を設ける
自動車通勤については、片道の通勤距離に応じた金額を定める方法などが考えられます。支給額や上限額を設定するときは、会社の負担だけでなく、通勤実態や従業員への説明のしやすさも考慮しましょう。
③ 支給日と支給方法
通勤手当を毎月の給与と合わせて支給するのか、定期券代を一定期間分まとめて支給するのかなど、支給方法も明確にしておきます。また、欠勤や休職、出勤日数の変動があった場合にどのように扱うかも、あらかじめ検討しておくとよいでしょう。
日割り計算や不支給の条件を設ける場合は、就業規則などに定めた内容と実際の給与計算を一致させることが大切です。
通勤経路の届出と変更時の対応
通勤手当を適切に支給するには、従業員がどの経路・方法で通勤しているかを把握しておく必要があります。
通勤経路の届出
入社時などに、通勤経路や通勤方法を届け出てもらう仕組みを整えましょう。
公共交通機関を利用する場合は、利用する交通機関や定期券代などを確認します。自動車や自転車で通勤する場合は、通勤距離や利用する方法など、支給額の算定に必要な情報を確認します。
公共交通機関の通勤手当については、所得税の非課税限度額の判断において、通勤の運賃・時間・距離などを踏まえた最も経済的かつ合理的な経路・方法が基準となります。
会社独自の支給基準と税務上の取扱いは、分けて確認しておきましょう。
引っ越しや通勤方法の変更があった場合
従業員が引っ越した場合や、電車通勤から自動車通勤に変更した場合などは、通勤手当の金額や税務上の取扱いが変わることがあります。
就業規則や社内規程で、変更時の届出方法や申請期限を定めておくと、変更内容を把握しやすくなります。
また、届け出た通勤方法と実際の通勤方法が異なる場合には、支給額の確認だけでなく、通勤災害に関する手続きなどにも影響する可能性があるため、正確な情報を管理することが大切です。
通勤手当の非課税限度額
通勤手当は、一定の条件を満たす場合、所得税の計算上、一定額まで非課税となります。
ただし、非課税となる金額は通勤方法などによって異なります。
公共交通機関を利用する場合
電車やバスなどを利用する場合は、原則として、通勤のための運賃・時間・距離などを踏まえた最も経済的かつ合理的な経路・方法による運賃等が基準となります。
非課税限度額には上限があるため、支給額がその範囲を超える場合は、超過部分が給与として課税されることがあります。
自動車や自転車で通勤する場合
自動車や自転車などの交通用具を使用する場合は、片道の通勤距離などに応じて非課税限度額が定められています。公共交通機関と自動車・自転車を併用する場合には、それぞれの取扱いを踏まえて計算します。
非課税限度額は税制改正によって変更されることがあります。就業規則に具体的な税務上の限度額を固定して記載するよりも、会社独自の支給基準と税務上の非課税限度額を分けて管理し、最新の国税庁の案内を確認する方法が実務上扱いやすいでしょう。
通勤手当と社会保険・割増賃金の関係
通勤手当は、税務上の取扱いと社会保険・労働法上の取扱いが異なるため、注意が必要です。
社会保険の報酬に含まれる場合がある
健康保険・厚生年金保険では、通勤手当は原則として報酬に含まれます。所得税の計算上、非課税となる通勤手当であっても、社会保険上の報酬から除外されるとは限りません。
社会保険の標準報酬月額を算定するときは、基本給だけでなく、通勤手当などの報酬も確認しましょう。
割増賃金の計算
労働基準法上、通勤手当は一定の要件のもとで割増賃金の算定基礎から除外できる手当の一つです。
ただし、「通勤手当」という名称を付けていれば、どのような支給方法でも除外できるわけではありません。通勤距離や実際の通勤費用などとの関係を踏まえ、法令上の要件を満たしているか確認する必要があります。
支給額と通勤費用との関係が明確でない場合などは、算定基礎から除外できないこともあるため、給与計算のルールを整理しておきましょう。
通勤手当の規定を見直す際のチェックリスト
通勤手当の規定を新たに作成するときや、現在の規定を見直すときは、次の項目を確認しましょう。
- 支給対象者の範囲が明確になっているか
- 公共交通機関と自動車・自転車の支給基準が整理されているか
- 支給額や上限額、計算方法が明確になっているか
- 支給日や支給方法が定められているか
- 引っ越しや通勤方法の変更時の届出手続きがあるか
- 欠勤・休職などがあった場合の取扱いが明確か
- 税務上の非課税限度額を最新の情報で確認しているか
- 社会保険の報酬や割増賃金の計算を適切に行っているか
- 雇用契約書やその他の社内規程との整合性が取れているか
通勤手当の規定は、一度作成したら終わりというものではありません。従業員の通勤事情や会社の支給方針が変わった場合は、規定と実際の運用が一致しているかを確認することが大切です。
まとめ
通勤手当の支給は法律上、一律に義務付けられているものではありませんが、支給する場合は、対象者や支給条件、計算方法を明確にしておくことが重要です。
また、通勤手当には、所得税の非課税限度額、社会保険上の報酬、割増賃金の算定基礎など、それぞれ異なるルールがあります。これらを混同せず、会社の規定と給与計算の方法を整理しておきましょう。
「現在の通勤手当の規定が実情に合っているかわからない」「支給条件や計算方法を整理したい」といった場合は、就業規則と実際の運用をあわせて見直すことをおすすめします。
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