就業規則を作成するメリットとは？会社経営に欠かせない基本ルールと作成手順
司法書士･社会保険労務士 石井 もも就業規則は、会社と従業員が働くうえで守るべきルールを定めたものです。
労働時間や休日、賃金、休職、退職などの取扱いを明確にしておくことで、会社と従業員の認識のずれを防ぎ、日々の労務管理やトラブル発生時の判断に役立ちます。
一方で、就業規則を作成していても、実際の働き方と内容が合っていなかったり、必要な規定が不足していたりすると、期待した役割を果たせないことがあります。
この記事では、就業規則を作成するメリット、作成が必要になる条件、作成・届出の手順、見直す際に注意したいポイントを解説します。
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就業規則の役割と作成するメリット
労働条件や社内ルールを明確にできる
従業員が増えると、採用時の説明だけでは、会社のルールを全員に同じように伝えることが難しくなります。
- 始業・終業時刻、休憩、休日
- 賃金の計算方法や支払日
- 遅刻、欠勤、休暇の取扱い
- 休職や復職の条件
- 退職の手続き
- 職場の規律や服務上のルール
これらを就業規則に定めておけば、会社がどのような基準で判断するのかを明確にできます。
もちろん、就業規則に書けばどのようなルールでも有効になるわけではありません。法令に反していないか、労働契約との関係に問題がないか、実際の運用と一致しているかを確認する必要があります。
私傷病による休職制度についてはこちらの記事をご覧ください。
→ 就業規則における私傷病による休職規定｜制度設計と運用のポイント
労務トラブルが起きたときの判断基準になる
従業員との間で問題が起きたとき、対応の基準が曖昧だと、担当者や状況によって判断が変わってしまうことがあります。例えば、無断欠勤が続いた場合、会社の情報を外部に持ち出した場合、従業員から休職の申出があった場合などです。
こうした場面では、事前に定めた規定が、対応を検討するための重要な手掛かりになります。
ただし、規定があることだけで、会社が希望する対応を必ず実施できるわけではありません。個別の事情や法令、過去の対応との整合性なども確認する必要があります。
就業規則は、トラブルが起きたときに会社の判断を自動的に正当化するものではなく、適切な対応を検討するための土台です。
会社の実情に合った労務管理ができる
インターネット上には、就業規則のひな形やモデル規程が公開されています。これらは作成の参考になりますが、そのまま使用すればあなたの会社に適した就業規則になるとは限りません。
- 固定時間制か、変形労働時間制か
- 正社員とパートタイマーで労働条件が異なるか
- 在宅勤務や副業を認めているか
- 休職制度を設けるか、どのような条件とするか
- 退職や定年の取扱いをどうするか
会社の実態と規定が食い違っていると、従業員への説明や日々の運用が難しくなります。ひな形を出発点としながら、自社の働き方や人員構成に合わせて内容を検討することが大切です。
就業規則の作成義務はある？10人未満の会社も必要？
常時10人以上の労働者を使用する事業場には作成・届出義務がある
労働基準法第89条では、常時10人以上の労働者を使用する事業場について、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長に届け出ることを義務付けています。就業規則を変更した場合も、届出が必要です。
ここで注意したいのは、人数を会社全体ではなく、原則として事業場ごとに判断することです。
また、人数の計算では、正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトなども含めて考えます。
例えば、本社に8人、別の事業場に5人が勤務している場合、単純に会社全体の人数を合算して判断するわけではありません。それぞれの事業場の実態に応じて確認します。
10人未満でも就業規則を整備する意味がある
常時使用する労働者が10人未満の事業場には、労働基準法第89条による就業規則の作成・届出義務はありません。
ただし、義務がないことと、就業規則を作成する必要がないことは別です。
従業員が少ない会社でも、休暇や賃金、退職、休職、服務上のルールなどについて、会社と従業員の認識が異なることはあります。採用が増えたときや、これまで口頭で決めていたルールを整理したいときは、就業規則を整備することが役立ちます。
一方で、規則を作成すれば管理項目も増えるため、実際に運用できる内容にすることが重要です。
就業規則を作成するときに確認したい事項
必ず記載する事項と、制度を設ける場合に記載する事項
労働基準法第89条では、就業規則に記載する事項を定めています。主なものは次のとおりです。
絶対的必要記載事項
- 始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇など
- 賃金の決定・計算・支払方法、締切りや支払時期、昇給に関する事項
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
相対的必要記載事項
制度を設ける場合に、就業規則に記載しなければならない事項です。
例えば、退職手当、安全衛生、職業訓練、災害補償、表彰・制裁などが該当します。
実際に必要となる記載事項は、会社が設けている制度や規定の内容によって異なります。就業規則本体だけでなく、賃金規程や育児・介護休業規程などがあるときはこれら関連規程も含めて確認しましょう。
年次有給休暇については詳しい説明はこちらの記事をご覧ください。
→ 年次有給休暇の基本と就業規則｜斉一的取扱いから退職時の取扱いまで
正社員とパート・有期雇用労働者の規定を確認する
正社員とパートタイマーなどで労働条件が異なる場合は、適用する規定が明確になっているかを確認します。
雇用区分ごとに別の就業規則を設ける方法もありますが、その場合は、どの従業員にどの規則が適用されるのかを明確にする必要があります。
また、正社員とパートタイム・有期雇用労働者との間で待遇に違いがある場合は、その違いが不合理なものになっていないかも確認しましょう。
就業規則の文言だけでなく、実際の賃金や手当、休暇などの取扱いと照らし合わせることが大切です。
就業規則の作成・届出・周知の手順
1. 会社の実態と必要な規定を整理する
最初に、現在の労働条件や社内ルールを確認します。
労働時間、休日、賃金、休暇、退職などの基本事項に加え、休職、懲戒、通勤手当など、自社で定める必要がある制度を整理します。
既存の就業規則がある場合は、実際の運用と一致しているか、法改正への対応が必要かも確認します。
通勤手当については、こちらの記事で詳しく解説しています。
→ 「就業規則の通勤手当の規定を解説」
2. 労働者の過半数代表者などから意見を聴く
就業規則を作成・変更するときは、労働基準法第90条に基づき、事業場の過半数労働組合、または労働者の過半数を代表する者の意見を聴く必要があります。
過半数代表者は、会社が一方的に指名すればよいわけではありません。
また、意見を聴くことは、必ずしも同意を得ることを意味しません。ただし、従業員から出た意見を確認し、必要に応じて規定の内容を検討することは、実際の運用を考えるうえでも大切です。
3. 労働基準監督署へ届け出る
常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成・変更後、所轄の労働基準監督署長への届出が必要です。届出には、労働者の過半数代表者などの意見書を添付します。
賃金規程などを別に設けている場合も、就業規則の一部として届出の対象となります。規程の構成を確認し、必要な書類をそろえましょう。
4. 従業員が確認できる状態にする
就業規則は、作成・届出をすればそれで終わりではありません。労働基準法第106条に基づき、従業員への周知が必要です。
主な方法には、次のものがあります。
- 従業員一人ひとりに書面で交付する
- 職場の見やすい場所に掲示する、または備え付ける
- 電子データで保存し、従業員が必要なときに確認できるようにする
単に会社がファイルを保管しているだけでは、従業員が必要なときに確認できる状態とはいえません。
また、就業規則の効力については、周知の有無や施行日なども重要になります。作成・届出・周知を一連の手続きとして進めましょう。
就業規則の周知義務についてはこちらをご覧ください。
→ 就業規則の閲覧義務と従業員の権利｜企業が知っておくべき対応
就業規則を見直すときの注意点
労働契約と就業規則の関係を確認する
就業規則と個別の労働契約の関係は、単純にどちらか一方が常に優先するというものではありません。
労働契約法第12条では、就業規則で定める基準に達しない労働条件を定めた労働契約について、その部分を無効とし、無効となった部分には就業規則で定める基準が適用されるとしています。
一方、就業規則の基準を上回る個別の労働条件が、常に就業規則によって引き下げられるわけではありません。
また、就業規則が労働契約の内容となるためには、合理的な内容であることや、労働者に周知されていることなど、法令上の条件を満たす必要があります。
就業規則を変更するときは、個別の雇用契約書や労働条件通知書との関係も確認しましょう。
懲戒規定は、内容と運用の両方を確認する
懲戒処分を行う場合は、就業規則に懲戒の種類や事由などを定めておくことが重要です。ただし、規定があれば、どのような場合でも処分できるわけではありません。
労働契約法第15条では、懲戒が客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない場合には、権利の濫用として無効となることを定めています。
問題が発生した際には、規定に該当するかだけでなく、事実関係、行為の程度、本人への確認、過去の対応との整合性なども踏まえて判断する必要があります。
懲戒規定を設ける際は、規定の内容と、実際に運用できる手順を合わせて検討しましょう。
懲戒規定についての詳しい解説はこちらの記事をご覧ください。
→ 就業規則における懲戒処分の基本と運用ポイント
労働条件を不利益に変更するときは慎重に進める
就業規則の見直しに伴い、賃金や休日、手当などの労働条件を変更する場合は、その変更が従業員にとって不利益にならないかを確認します。
労働契約法第9条では、原則として、使用者が労働者との合意なく就業規則を変更することによって、労働者の不利益に労働条件を変更することはできないとしています。
例外的に、変更後の就業規則が周知され、変更の合理性などの法定要件を満たす場合には、労働契約法第10条に基づいて変更が認められることがあります。
そのため、不利益変更がある場合は、変更の必要性、不利益の程度、変更内容の相当性、労働者との交渉状況などを踏まえて検討することが重要です。規則を書き換えて周知すれば必ず有効になるわけではないため、変更内容や手順に不安がある場合は、実施前に確認しましょう。
就業規則は作成して終わりではなく、実態に合わせて見直す
就業規則は、会社と従業員が働くうえでの共通の基準です。
作成すること自体が目的ではなく、会社の実情に合った内容にし、従業員が確認できる状態にして、実際の労務管理に活用することが大切です。例えば、従業員が増えた、働き方が変わった、休職や懲戒の対応に迷った、昔作った規則を長年見直していない、といった場合は、現在の内容を確認するよい機会です。
見直す際は、法令への適合だけでなく、実際の運用、雇用契約書との整合性、従業員への説明方法まで含めて検討しましょう。
就業規則の作成・見直しをご検討の方へ
司法書士・社会保険労務士 いしい法務事務所では、会社の実情を確認しながら、就業規則の作成・見直しをサポートしています。
「今の就業規則が自社の働き方に合っているか確認したい」
「従業員が増えたのでルールを整理したい」
「休職や懲戒など、対応に迷う場面に備えたい」
といった場合は、まず現在の状況と課題を整理するところから始められます。
詳しくは、就業規則の作成・見直しサービスをご覧ください。
