株主総会の書面決議（みなし決議）とは？要件・手続き・議事録を解説
司法書士･社会保険労務士 石井 もも株主総会というと、株主を一つの場所に集めて開催するイメージがあります。
しかし、株主全員が会社の決定内容にすでに同意しているような場合まで、実際に株主総会を開催しなければならないわけではありません。
一定の要件を満たせば、株主総会を実際に開催しなくても、株主総会の決議があったものとみなす「決議の省略」を利用できます。一般には「株主総会の書面決議」「みなし決議」などと呼ばれる方法です。
たとえば、
- 株主は少人数で、すでに全員の合意ができている
- 株主が遠方にいて、一堂に集まることが難しい
といった場合には、書面決議を検討してもいいでしょう。
ただし、「株主が少ないから利用できる」「全員が賛成しているから大丈夫」というだけではありません。
どの事項について決議するのか、その事項について議決権を行使できる株主は誰なのか、そして全員から適切に同意を得られるのかを確認する必要があります。
この記事では、株主総会の書面決議について、「自社で利用できるのか」「利用する場合に何を確認すればよいのか」という視点から整理します。
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株主総会の書面決議とは？
この記事でいう「書面決議」は、会社法319条に定められている「株主総会の決議の省略」を指します。
会社法319条では、取締役または株主から株主総会の目的である事項について提案があり、その事項について議決権を行使できる株主の全員が、書面または電磁的記録によって同意の意思表示をした場合、実際に株主総会を開催しなくても、その提案を可決する旨の株主総会の決議があったものとみなされるとされています。
提案
↓
議決権を行使できる株主全員が同意
↓
株主総会の決議があったものとみなされる
という仕組みです。
そのため、株主総会のために株主全員を同じ場所に集める必要がありません。
会社法上は「書面決議」という名称の制度ではありません。この記事では、一般に分かりやすい「書面決議」という言葉を使いながら、主に会社法319条の「株主総会の決議の省略」について説明します。
書面で「投票」する制度とは違う
ここは少し注意が必要です。
書面決議は、株主総会を開催したうえで、株主が書面によって議決権を行使する制度とは異なります。
書面決議では、そもそも株主総会を開催せず、一定の要件を満たすことで「株主総会の決議があったものとみなす」ことになります。
そのため、
- 株主総会を実際に開催する
- オンラインなどで株主総会を開催する
- 株主が書面で議決権を行使する
- 書面決議によって株主総会の決議を省略する
これらは、それぞれ別のものとして考える必要があります。
まず確認したい「自社は書面決議を利用できる？」
書面決議を利用できるかを考えるときは、まず次の点を確認します。
1．何について決議するのか
最初に確認したいのは、今回、株主総会で何を決めるのかということです。
たとえば、
- 取締役の選任
- 取締役の解任
- 定款の変更
- 役員報酬に関する事項
- 剰余金の配当
- その他、株主総会で決議すべき事項
など、決議する内容を整理します。
株主総会の決議事項については、会社法だけでなく、会社の定款も確認する必要があります。「株主総会を開かなくてもよいか」を考える前に、そもそも今回何を決める必要があるのかを整理することが大切です。
株主総会で決める事項や開催までの流れについては、こちらの記事でも解説しています。
→「株主総会のスケジュール｜開催前に確認したいことと準備の流れを解説」
2．その事項について議決権を行使できる株主は誰か
次に、今回の決議事項について、議決権を行使できる株主を確認します。
書面決議では、その事項について議決権を行使できる株主の全員が同意することが必要です。
そのため、「株主が全員賛成していると思う」というだけではなく、
- 現在の株主は誰か
- それぞれが何株を保有しているか
- 今回の決議について議決権を行使できるか
- 株主名簿の内容と現在の状況が一致しているか
などを確認します。特に、株式を譲渡した後や相続があった後など、株主構成が変わっている場合には注意が必要です。
3．全員から同意を得られるか
書面決議の大きなポイントが、全員の同意です。
議決権を行使できる株主のうち、一人でも同意しなければ、会社法319条による決議の省略は成立しません。
「大多数の株主が賛成している」では足りません。
そのため、株主間で意見が分かれている場合や、株主の一部と連絡が取れない場合には、通常の株主総会を開催することも含めて検討する必要があります。
4．定款に書面決議についての規定が必要なのか
株主総会の決議の省略については、取締役会の決議の省略とは異なり、書面決議を利用するために定款の定めを置く必要はありません。
ただし、会社の定款には、株主総会の決議方法や会社の機関設計などに関する規定があります。
そのため、実際に手続きを進めるときには、会社法だけでなく定款も確認しておくと安心です。
書面決議の具体的な進め方
書面決議を利用すると決めたら、次のような流れで進めます。
STEP1 株主総会で決議する事項を整理する
まず、株主総会で何を決議するのかを整理します。
取締役の選任であれば、
- 誰を取締役にするのか
- 取締役の人数はどうするのか
- 選任する日をいつにするのか
など、決議する内容を具体的にします。
定款や現在の登記内容と照らし合わせながら、必要な決議事項を確認します。
STEP2 株主に提案する
会社法319条の書面決議では、取締役または株主が株主総会の目的である事項について提案します。
提案する際には、株主が何について同意するのかが明確になるようにしておくことが重要です。
単に、「取締役を変更します」と伝えるのではなく、「○年○月○日付で○○氏を取締役に選任する」など、実際に決議する内容が分かる形にします。
STEP3 議決権を行使できる株主全員から同意を得る
提案した事項について、議決権を行使できる株主全員から同意を得ます。
同意は、書面または電磁的記録によって行います。
実務上は、誰が、いつ、どの内容について同意したのかが後から確認できるように、同意の記録を適切に残しておくことが重要です。
STEP4 全員の同意がそろった日を確認する
最後の株主から同意の意思表示を受けた日が、原則として、株主総会の決議があったものとみなされる日になります。
そのため、同意書などを集める場合には、それぞれの株主からいつ同意を受けたのかも確認しておきましょう。
STEP5 株主総会議事録を作成する
株主総会を実際に開催していなくても、議事録の作成は必要です。
書面決議の場合の議事録には、通常の株主総会とは異なる記載事項があります。
また、決議内容によっては、その後に役員変更登記などの手続きが必要になることもあります。そのため、議事録を作って終わりではなく、決議の後に必要となる手続きまで確認することが大切です。
書面決議でも株主総会議事録は必要
「株主総会を開催していないのだから、議事録も必要ないのでは？」と思うかもしれません。
しかし、書面決議の場合にも、株主総会議事録を作成する必要があります。
会社法施行規則72条4項では、会社法319条1項によって株主総会の決議があったものとみなされた場合の議事録について、次の事項を記載することとされています。
- 株主総会の決議があったものとみなされた事項の内容
- その事項について提案をした者の氏名または名称
- 株主総会の決議があったものとみなされた日
- 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名
つまり、通常の株主総会のように、「○月○日に株主総会を開催した」という議事録を作るのではなく、「どのような提案について、誰が提案し、いつ決議があったものとみなされたのか」が分かるように記録します。
通常の株主総会議事録の記載事項については、こちらの記事で詳しく解説しています。
→「株主総会議事録の記載事項とは？作成時に確認したいポイントと備え置き義務を解説」
同意の記録も保存する
株主から同意を得た書面または電磁的記録についても、保存が必要です。
会社法319条では、決議があったものとみなされた日から10年間、本店に備え置くことが定められています。
- 株主からの同意
- 書面決議の議事録
- 決議の内容が分かる資料
などを、後から確認できるよう適切に管理しておきましょう。
書面決議をした後に登記が必要になることもある
書面決議で株主総会の決議を省略できても、その後の手続きまで省略できるとは限りません。たとえば、書面決議によって取締役を選任し、その結果として登記すべき事項に変更が生じた場合には、変更登記を行う必要があります。
また、登記申請では、株主総会議事録だけでなく株主リストなどが必要となります。
特に登記を伴う場合には、書面決議の段階から、その後の登記に必要な書類まで確認しておくことが大切です。
株主総会決議をもとに登記をする場合の「株主リスト」については、こちらの記事でも解説しています。
→「株主リストとは？会社の登記で必要になるケースと記載内容を解説」
「報告の省略」は決議の省略とは別の制度
書面決議について調べていると、会社法320条の「株主総会への報告の省略」も出てきます。
これは、会社法319条の「決議の省略」とは別の制度です。
株主総会への報告事項については、株主全員に報告すべき事項を通知し、その事項について株主全員が書面または電磁的記録により同意した場合に、株主総会への報告があったものとみなされます。
つまり、
- 何かを「決める」→決議の省略
- 株主総会で「報告する」→報告の省略
と分けて考える必要があります。
また、報告事項の中には、法律上、省略できないものがあります。
そのため、「株主全員が同意しているから、すべて書面で済ませられる」と考えるのではなく、今回行おうとしているのが「決議」なのか「報告」なのか、その内容について省略できるのかを確認することが必要です。
書面決議が向いている会社・向いていない会社
書面決議は、すべての会社が同じように利用するものではありません。
書面決議を利用しやすいケース
たとえば、次のような会社では書面決議を検討しやすいでしょう。
- 株主が少人数
- 株主全員と連絡が取りやすい
- 決議する内容について、すでに株主間で合意できている
- 株主を一堂に集めて議論する必要性が低い
- 早く決議を成立させたい
このような場合には、実際に株主総会を開催するよりも、書面決議の方が会社側・株主側の負担を減らせることがあります。
通常の株主総会を開催した方がよいケース
一方で、
- 株主の間で意見が分かれている
- 株主から説明を求められている
- 議案について話し合う必要がある
- 株主全員から同意を得ることが難しい
- 株主とのコミュニケーション自体に意味がある
という場合には、書面決議ではなく、通常の株主総会を開催することも検討します。
書面決議は「株主総会を省略するための便利な制度」ではありますが、株主総会を開催しない方が会社にとってよいのかという視点も大切です。
書面決議を利用する前に確認したいこと
ここまでを踏まえると、書面決議を利用する前に、次の点を確認しておくとよいでしょう。
書面決議の確認チェック
□ 株主総会で決議する事項は何か
□ その事項について議決権を行使できる株主は誰か
□ 株主名簿の内容と現在の株主構成が一致しているか
□ 議決権を行使できる株主全員から同意を得られるか
□ 定款の内容を確認したか
□ 同意の意思表示を適切に記録できるか
□ 決議があったものとみなされる日を確認できるか
□ 書面決議の議事録を作成する準備ができているか
□ 決議後に登記などの手続きが必要ではないか
□ 登記が必要な場合、必要書類を確認しているか
ここまで確認して、「書面決議で進められそうだ」と判断できれば、具体的な書類の準備に進みます。
逆に、株主構成や議決権、定款、決議事項などのどこかで判断に迷う場合には、書類を作り始める前に、会社の状況を整理して確認することをおすすめします。
まとめ｜「書面決議で進められるか」を先に確認する
株主総会の書面決議は、実際に株主を集めて株主総会を開催しなくても、一定の要件を満たすことで株主総会の決議があったものとみなすことができる制度です。
特に重要なのは、
- 何について決議するのか
- その事項について議決権を行使できる株主は誰なのか
- その株主全員から同意を得られるのか
- 決議後にどのような手続きが必要なのか
を確認することです。
「株主が少ないから書面決議で大丈夫」と考えるのではなく、会社の株主構成や定款、決議する内容を整理したうえで利用できるか判断することが大切です。また、書面決議を利用した場合でも、議事録の作成や保存、場合によっては登記など、その後の手続きがあります。
書面決議を使えそうだけれど、自分の会社の場合に何を確認すればよいか分からない。
議事録や登記まで含めて整理したい。
という場合には、書面決議そのものだけでなく、その後に必要となる手続きまで含めて確認しておくとスムーズです。
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