年次有給休暇の基本と就業規則｜斉一的取扱いから退職時の取扱いまで

年次有給休暇は、従業員の休息や生活を支えるための制度です。一方、会社側には、付与日数の管理や取得状況の把握、年5日の取得義務への対応など、適切な管理が求められます。

「従業員ごとに有給休暇の付与日が違い、管理が複雑になっている」
「年5日の取得義務に、どのように対応すればよいかわからない」
「退職する従業員の有給休暇をどう扱えばよいのか迷っている」

このような悩みがある場合は、年次有給休暇の基本的なルールと、自社の就業規則・管理方法を整理することが大切です。

この記事では、年次有給休暇の付与条件や日数、基準日の統一、取得義務、退職時の取扱いについて、会社が確認しておきたいポイントを解説します。

投稿者プロフィール

司法書士･社会保険労務士　石井 もも

神戸市東灘区・魚崎駅前で、司法書士・社会保険労務士として業務を行っています。相続・不動産・遺言などの個人のご相談から、会社設立・法人登記・就業規則・労務相談まで対応しています。 ご相談では、いきなり手続きを決めるのではなく、まず状況を整理し、何が必要なのか、どのような方法があるのかを一緒に考えることを大切にしています。

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年次有給休暇の基本ルール

年次有給休暇が付与される条件

年次有給休暇は、一定の条件を満たした労働者に法律上付与される休暇です。年次有給休暇は、労働者が理由を問わずに取得できる休暇になります。原則として、雇入れの日から6か月間継続して勤務し、その期間の全労働日の8割以上出勤した労働者には、10日の年次有給休暇が付与されます。

その後も、所定の継続勤務期間と出勤率の条件を満たすことで、法律で定められた日数が付与されます。

パートタイム労働者やアルバイトであっても、所定労働日数などに応じて年次有給休暇が付与されます。

年次有給休暇の付与日数

通常の労働者の場合、付与日数は次のとおりです。

週の所定労働日数が少ない労働者には、勤務日数や継続勤務期間に応じた比例付与が適用されます。
会社は、雇入れ日、所定労働日数、出勤率などを確認し、従業員ごとの付与日数を正しく管理する必要があります。

出勤率の計算で注意したいこと

年次有給休暇の付与条件となる出勤率は、原則として、出勤した日数を全労働日数で割って計算します。

ただし、すべての欠勤日をそのまま出勤率の計算に反映できるわけではありません。

例えば、業務上の負傷・疾病による療養のための休業期間や、産前産後休業、育児休業、介護休業の期間などは、法律上、出勤したものとして取り扱う必要があります。年次有給休暇を取得した日やその他従業員の責に帰すべき事由によるとはいえない不就労日も、出勤したものとして扱います（通達）。

出勤率の計算を誤ると、付与すべき年次有給休暇を付与できていないという問題につながるため、注意が必要です。

年次有給休暇の基準日を統一する「斉一的取扱い」

斉一的取扱いとは

通常、年次有給休暇の付与日は入社日によって異なります。そのため、従業員が増えると、一人ひとりの付与日や取得状況を管理する負担も大きくなります。

そこで、会社によっては、全従業員の付与日を4月1日などの特定の日に統一する方法を採用することができます。これを「斉一的取扱い」といいます。

基準日を統一すると、付与日や取得状況をまとめて管理しやすくなり、年5日の取得義務への対応もしやすくなります。

基準日を統一するときの注意点

基準日を統一する場合は、法律上の付与日よりも遅くならないようにする必要があります。

例えば、入社日から6か月後に付与する法律上の基準日よりも前倒しして付与することは可能ですが、初年度の前倒しだけでなく、その後の付与日についても適切に設計する必要があります。

また、前倒しした期間の出勤率の算定にも注意が必要です。付与日を早めることで、従業員に不利な取扱いが生じないようにしなければなりません。

斉一的取扱いが認められる要件は、

• 斉一的取扱いにより法定の基準日以前に付与する場合の年次有給休暇の付与要件である８割出勤の算定は、短縮された期間は全期間出勤したものとみなすものであること
• 次年度以降の年次有給休暇の付与日についても、初年度の付与日を法定の基準日から繰り上げた期間と同じ又はそれ以上の期間、法定の基準日より繰り上げること

以上の2つの要件を満たす必要があります。

基準日の回数に制限はなく、年１回（例えば4月1日）でも、年2回（例えば10月1日と4月1日）、またはそれ以上でもかまいません。

基準日の統一方法によっては、従業員ごとに付与日数や次回付与日を管理する必要が残る場合もあります。

導入を検討する際は、現在の付与ルールや従業員の入社時期を確認したうえで、管理しやすく、かつ法律上の要件を満たす方法を選ぶことが大切です。

年5日の年次有給休暇取得義務

対象となる従業員

年次有給休暇が10日以上付与される労働者については、会社は、付与日から年5日以上の年次有給休暇を取得させなければなりません。

この対象には、通常の労働者だけでなく、一定の日数が付与されるパートタイム労働者なども含まれます。

取得日数の管理方法

年5日の取得義務については、従業員が自ら取得した日数や、会社による時季指定で取得した日数、計画的付与によって取得した日数などを確認し、対象期間内に必要な日数を取得できているか管理します。

従業員が自ら取得した年次有給休暇などは、取得義務の5日から差し引くことができます。

一方、取得状況を把握できていなければ、取得日数が不足している従業員に適切な対応を取ることが難しくなります。

会社は、付与日と取得日数を記録し、取得が不足している従業員については、早めに取得予定を確認することが大切です。

会社による時季指定

対象となる従業員が5日以上の年次有給休暇を取得していない場合、会社は、取得状況に応じて時季を指定し、年5日の取得義務を果たす必要があります。

時季を指定する際は、従業員の意見を聴き、その意見を尊重することが求められます。

年次有給休暇の計画的付与制度

計画的付与とは

年次有給休暇の計画的付与とは、労使協定を締結し、従業員が保有する年次有給休暇のうち5日を超える部分について、会社が計画的に取得日を割り振る制度です。

例えば、夏季休業や年末年始の休業に合わせて取得日を設定する方法などがあります。

計画的付与を導入すると、会社が業務の予定を立てやすくなるとともに、従業員も休暇の予定を組みやすくなる場合があります。

導入時に確認したいこと

計画的付与を導入するには、労使協定が必要です。また、従業員が自由に取得できる年次有給休暇を確保しなければなりません。年次有給休暇のうち、従業員が自由に取得できる日数として、少なくとも5日を残す必要があります。

制度を導入する際は、対象者や取得日、運用方法などを確認し、実際の勤務形態や会社の年間スケジュールに合う制度にすることが大切です。

なお、計画的付与と、会社が年5日の取得義務を果たすために行う時季指定は、仕組みが異なります。それぞれの違いを理解したうえで運用しましょう。

計画的付与についてはこちらの記事で詳しく説明しています。
→ 年次有給休暇の計画的付与制度とは？就業規則の規定と導入手順

時間単位での年次有給休暇についてはこちらで詳しく解説しています。
→ 就業規則の時間単位年休規定｜導入と運用の注意点

退職時の年次有給休暇の取扱い

退職前に残っている有給休暇はどうする？

退職する従業員に年次有給休暇が残っている場合、退職日までに取得できるかを確認する必要があります。

年次有給休暇は、法律上認められた労働者の権利です。会社側の都合だけで取得を制限するのではなく、業務の引継ぎなども考慮しながら、取得予定について話し合うことが大切です。

退職日が決まっている場合、退職日より後に取得日を変更することはできません。そのため、残日数や退職日を踏まえて、早めに調整することが望まれます。

退職時の買い取りはできる？

年次有給休暇を買い取ることは、原則として、法律上の取得に代わる方法として認められているわけではありません。

ただし、退職時に取得しきれなかった年次有給休暇について、会社が任意で買い取ることが行われる場合はあります。会社に買い取り義務があるわけではなく、買い取りによって年次有給休暇の取得義務を免れることもできません。

退職時の取扱いをあらかじめ一律に決める場合は、取得の機会を不当に制限することにならないか、法令や実際の運用に問題がないかを確認しましょう。

就業規則で確認しておきたい項目

年次有給休暇を適切に運用するには、法律上のルールを把握するだけでなく、自社の就業規則と日々の管理方法を一致させることが大切です。

休暇に関する事項は、就業規則の絶対的記載事項とされていますので、年次有給休暇に関する規定も記載する必要があります。

次の項目を確認してみましょう。

• 年次有給休暇の付与日、付与日数、付与条件が明確になっているか
• パートタイム労働者などの比例付与を適切に管理できているか
• 基準日を統一している場合、法定の付与日より遅くなっていないか
• 年5日の取得義務の対象者と取得日数を把握できているか
• 計画的付与を導入している場合、労使協定や運用方法が適切か
• 退職時の残日数や取得予定を確認する手順があるか

制度を導入した当時は問題がなくても、従業員の人数や勤務形態が変わることで、現在の運用が実情に合わなくなることがあります。

就業規則の記載内容だけでなく、勤怠管理や休暇の申請・承認方法も含めて確認することが重要です。

就業規則の役割についてはこちらで詳しく解説しています。
→ 就業規則を作成するメリットとは？会社経営に欠かせない基本ルールと作成手順

就業規則の周知についてはこちらで詳しく解説しています。
→ 就業規則の閲覧義務と従業員の権利｜企業が知っておくべき対応

まとめ

年次有給休暇は、付与日数を正しく計算するだけでなく、基準日の管理、年5日の取得義務、計画的付与、退職時の取扱いなど、会社が確認すべき事項の多い制度です。特に、基準日を統一したり、計画的付与を導入したりする場合は、管理しやすさだけでなく、法律上の要件を満たしているかを確認する必要があります。

就業規則と実際の運用にずれがあると、従業員との認識の違いや労務上の問題につながることもあります。

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