就業規則における私傷病による休職規定｜制度設計と運用のポイント

従業員が病気やけがによって長期間働けなくなったとき、会社はどのように対応すればよいのでしょうか。

短期間の欠勤であれば通常の勤怠管理で対応できても、療養が長引く場合には、給与の取扱いや復職の判断、休職期間が満了したときの対応など、検討すべき事項が増えていきます。

• 休職制度を設けていないが、従業員が長期間休むことになったらどうすればよいか
• 休職期間や休職中の給与をどのように定めればよいか
• 復職できるかどうかを、どのような基準で判断すればよいか
• 休職期間が満了しても復職できない場合、どのように対応すればよいか

私傷病による休職制度は、法律で一律に設けることが義務付けられているものではありません。ただし、制度を設ける場合は、会社の実情に合ったルールを整え、従業員にも内容を周知しておくことが大切です。

この記事では、私傷病による休職制度の基本から、就業規則に定めたい事項、休職中の給与・社会保険、復職や期間満了時の対応まで、会社が確認しておきたいポイントを解説します。

投稿者プロフィール

司法書士･社会保険労務士　石井 もも

神戸市東灘区・魚崎駅前で、司法書士・社会保険労務士として業務を行っています。相続・不動産・遺言などの個人のご相談から、会社設立・法人登記・就業規則・労務相談まで対応しています。 ご相談では、いきなり手続きを決めるのではなく、まず状況を整理し、何が必要なのか、どのような方法があるのかを一緒に考えることを大切にしています。

メールで連絡する

初回相談無料・オンライン相談対応

私傷病による休職制度とは

休職制度の目的と役割

休職制度とは、一定の事情が生じた従業員について、雇用関係を維持しながら、一定期間、就労義務を免除する制度です。私傷病による休職は、業務外の病気やけがなどによって、通常の勤務を続けることが難しくなった場合に利用されることがあります。

休職制度を設けておくことで、療養に必要な期間を確保しながら、復職に向けて対応を検討することができます。

会社にとっても、従業員が長期間働けなくなった場合の取扱いをあらかじめ整理できるため、個別の事情に応じて対応するときの判断材料になります。

休職制度は法律上の義務？

私傷病による休職制度そのものは、法律で一律に設けることが義務付けられている制度ではありません。

そのため、休職制度を設けるかどうか、どのような場合に休職を認めるか、休職期間をどの程度とするかなどは、会社の実情に応じて検討します。ただし、すでに就業規則や雇用契約などで休職に関するルールを定めている場合は、その内容を確認する必要があります。

また、休職制度がない場合でも、病気やけがを理由とする欠勤への対応、解雇に関する法的な制限、合理的配慮など、別の法律上の問題が生じることがあります。休職制度がないからといって、会社が自由に雇用関係を終了できるわけではありません。

休職制度と病気休暇の違い

休職制度と病気休暇は、区別して考える必要があります。

病気休暇は、病気やけがの療養のために取得できる休暇として、会社が独自に設ける制度などを指します。年次有給休暇とは別に、特別休暇として設ける場合もあります。

一方、休職制度は、長期間の就労が難しい場合などに、一定期間の就労義務を免除し、復職や期間満了時の取扱いを定める制度です。

両者を併用する場合は、病気休暇を取得できる期間、休職へ移行する条件、給与の取扱いなどを整理しておくと、実際に従業員が長期間休むことになったときも対応しやすくなります。

就業規則に定めておきたい休職規定

休職制度を導入する場合は、制度の内容と運用手続きを明確にしておくことが重要です。
主に、次の事項を検討しましょう。

就業規則の役割についてはこちらで詳しく解説しています。
→ 就業規則を作成するメリットとは？会社経営に欠かせない基本ルールと作成手順

就業規則の周知についてはこちらで詳しく解説しています。
→ 就業規則の閲覧義務と従業員の権利｜企業が知っておくべき対応

① 休職の対象となる事由

どのような場合に休職の対象となるのかを定めます。

例えば、次のような事項が考えられます。

• 私傷病による欠勤が一定期間続き、引き続き療養が必要な場合
• 心身の不調により、通常の勤務を継続することが難しい場合
• その他、会社が休職を認めることが適当と判断した場合

ただし、休職の要件を「欠勤が何日続いた場合」とだけ定めると、欠勤日数は少なくても長期間の就労が難しいケースなどに対応しにくくなることがあります。

欠勤期間だけでなく、就労の状況や療養の必要性などを踏まえて判断できるよう、制度を設計することが大切です。

② 休職期間

休職期間については、勤続年数などに応じて期間を分ける方法や、一律の期間を定める方法などが考えられます。

例えば、勤続年数に応じて休職期間を設定する場合は、次のような項目を検討します。

• 休職を開始できる条件
• 休職期間の上限
• 休職期間の起算日
• 休職中に同じ傷病で再び欠勤した場合の取扱い
• 休職期間中に別の事情が生じた場合の取扱い

休職期間は法律で一律に定められているわけではないため、会社の規模や業務内容、人員体制などを踏まえて決めます。

③ 休職中の給与

休職中の給与についても、あらかじめ定めておきたい事項です。

私傷病による休職期間中の給与を無給とするか、有給とするかは、会社の制度や雇用契約などによって異なります。無給とする場合は、その旨を就業規則などに明記しておくと、従業員にも取扱いが伝わりやすくなります。

また、休職中に会社から給与や手当を支給する場合は、傷病手当金との関係も確認しておきましょう。

④ 復職の条件と手続き

休職制度を設ける際は、復職の条件や手続きも重要です。

• 復職を希望する場合の申出方法
• 医師の診断書など、復職判断に必要な資料
• 会社が復職の可否を判断する手続き
• 復職時の業務内容や勤務時間への配慮
• 復職後の状況確認

「医師が復職可能と判断した場合は復職できる」とだけ定めると、実際の業務に必要な勤務時間や業務遂行能力をどのように確認するかが不明確になりやすい点に注意が必要です。

主治医の意見を参考にしながら、職場で必要な業務や勤務条件も踏まえて判断できるよう、手続きを整えておきましょう。

⑤ 休職期間満了時の取扱い

休職期間が満了しても復職できない場合の取扱いも、事前に検討しておきたい事項です。

例えば、一定の条件のもとで退職とする旨を定める方法があります。ただし、休職期間満了時の取扱いが有効かどうかは、就業規則の内容や適用状況、復職可能性、会社の対応などによって問題となることがあります。

休職期間が満了したという理由だけで、どのような場合でも当然に雇用関係を終了できるわけではありません。

制度を設計するときは、復職の判断基準や、復職が難しい場合の手続きも含めて整理しておくことが大切です。

休職中の給与と社会保険料

休職中の給与はどうなる？

私傷病による休職期間中の給与は、就業規則や雇用契約などに定めた内容によって異なります。
無給とする場合もあれば、一定期間は給与や手当を支給する制度を設ける場合もあります。

休職中の給与を無給とする場合は、給与の締日や支給日、休職開始月の取扱いなども確認しておきましょう。

傷病手当金を受け取れる場合がある

健康保険の被保険者が、業務外の病気やけがによる療養のために働くことができず、連続する3日間の待期期間を含めて4日以上仕事を休み、休業期間について給与の支払いがないなどの要件を満たす場合は、傷病手当金を受け取れることがあります。

傷病手当金は会社が支給する給与ではなく、健康保険から支給される給付です。また、会社から給与が一部支給されている場合は、傷病手当金の額が調整されることがあります。

従業員が休職することになった場合は、健康保険の加入状況や休職中の給与の取扱いを確認し、必要に応じて傷病手当金の申請について案内するとよいでしょう。

社会保険料の取扱い

私傷病による休職中も、健康保険や厚生年金保険の被保険者資格が継続している場合は、原則として社会保険料の負担が続きます。
給与が支払われない場合でも、従業員負担分の社会保険料がなくなるわけではありません。

そのため、休職中の社会保険料をどのように徴収するかを決めておく必要があります。

例えば、会社が一時的に立て替える場合や、従業員から毎月振り込んでもらう場合など、会社の給与計算や事務処理に合った方法を検討します。

休職が長期間に及ぶ場合は、従業員への説明や連絡方法も含めて、あらかじめルールを整えておくとよいでしょう。

休職開始から復職までの対応

休職規定を整える際は、規定の内容だけでなく、実際に休職が発生した場合の対応手順も整理しておくことが重要です。

① 休職開始時の対応

従業員から長期間の療養が必要との申出があった場合は、休職制度の適用条件を確認します。必要に応じて医師の診断書などの資料を提出してもらい、休職の開始日や期間、給与の取扱い、社会保険料の支払い方法などを説明します。

健康情報はプライバシーに配慮して取り扱い、業務上必要な範囲で情報を共有することも大切です。

② 休職中の連絡と状況確認

休職中は、療養を妨げないよう配慮しながら、必要な連絡を行う方法を決めておきましょう。

例えば、連絡の窓口や頻度、休職期間の確認方法、復職を希望する場合の申出時期などを整理しておくと、会社と従業員の双方が見通しを持ちやすくなります。

特にメンタルヘルス不調による休職では、本人の状況やプライバシーに配慮し、無理のない連絡体制を整えることが重要です。

③ 復職の申出と判断

従業員から復職の申出があった場合は、就業規則に定めた手続きに沿って、復職の可否を検討します。

主治医の診断書は重要な判断資料ですが、主治医が復職可能と判断していることだけで、職場で通常の業務を行えるかどうかがすべて確認できるとは限りません。必要に応じて、担当業務や勤務時間、通勤の状況、職場で必要な配慮などを踏まえて判断します。

また、本人の同意や必要な手続きを踏まえながら、主治医や産業医などの専門家から意見を得ることも検討できます。

復職の可否は、個々の事情を踏まえて慎重に判断することが大切です。

④ 復職後のフォロー

復職が決まった後も、勤務状況や体調の変化を確認し、必要に応じて業務内容や勤務時間などの配慮を検討します。

復職直後から休職前と同じ業務量を求めることが難しい場合もあります。業務の進め方や周囲の支援体制を確認し、安定して勤務を続けられるように対応しましょう。

休職期間が満了しても復職できない場合

休職期間が満了する時点で復職できない場合は、就業規則の規定と個別事情を踏まえて対応する必要があります。

休職期間満了時に確認したいこと

まず、就業規則に定められた休職期間や復職条件を確認します。そのうえで、本人の状態や復職の見込み、業務上の配慮の可能性などを検討します。

従前の業務に戻ることが難しい場合でも、業務内容の変更や配置転換などによって就労できる可能性があるか、雇用契約の内容や会社の状況に応じて検討することが重要です。

ただし、会社に常に配置転換を行う義務があると一律にいえるわけではありません。職種や勤務地を限定した契約かどうか、会社の規模や業務内容なども踏まえて判断します。

退職や解雇を検討する場合の注意点

就業規則に、休職期間満了時に復職できない場合は退職とする旨を定めている会社もあります。しかし、その規定があるからといって、個別の事情を確認せずに雇用関係を終了できるとは限りません。

復職可能性や必要な配慮、会社が行った対応などによっては、退職扱いや解雇の有効性が問題となることがあります。

期間満了が近づいた段階で本人の状況を確認し、必要な情報を集めたうえで、対応を慎重に検討することが大切です。

就業規則の休職規定を見直す際のチェックリスト

現在の就業規則に休職規定がある場合も、実際の運用に合っているか確認してみましょう。

• 休職の対象となる事由や適用条件が明確になっているか
• 休職期間や起算日のルールが定められているか
• 休職中の給与や手当の取扱いが明確か
• 社会保険料の徴収方法を決めているか
• 休職開始時に必要な書類や手続きが定められているか
• 休職中の連絡方法や状況確認の方法を整理しているか
• 復職の申出方法や判断手続きが明確か
• 復職後の勤務上の配慮やフォロー方法を検討しているか
• 休職期間満了時の取扱いが明確か
• 就業規則の規定と実際の対応が一致しているか

休職制度は、規定を作成するだけでなく、実際に従業員が休職した場合に適切に運用できることが重要です。

自社の人員体制や業務内容、雇用契約の実態に合わせて、必要なルールを整えておきましょう。

まとめ

私傷病による休職制度は、長期間働くことが難しくなった従業員への対応を、あらかじめ整理しておくための制度です。導入する場合は、休職の条件や期間、給与、社会保険料、復職の手続き、期間満了時の取扱いなどを可能な限り明確にしておくことが大切です。

特に、復職の可否や休職期間満了時の退職・解雇については、就業規則の規定だけで機械的に判断できるとは限りません。個別の事情を確認しながら、慎重に対応する必要があります。

「今の休職規定で問題ないか確認したい」「休職制度を新たに設けたい」「復職や期間満了時の対応を整理したい」といった場合は、就業規則の内容と実際の運用をあわせて見直してみましょう。

就業規則の作成・見直しについてはサービスページをご覧ください。
→　就業規則の作成・見直しについてはこちら