就業規則における懲戒処分の基本と運用ポイント
司法書士･社会保険労務士 石井 もも従業員が無断欠勤を繰り返したり、会社の指示に従わなかったり、職場の秩序を乱す行為をしたりした場合、会社はどのように対応すればよいのでしょうか。
こうした場面で検討されるのが、懲戒処分です。
ただし、会社が問題のある行為を確認したからといって、自由に処分できるわけではありません。懲戒処分を行うには、就業規則に懲戒に関する定めがあることに加え、行為の内容や程度に応じた適切な判断が必要です。
また、懲戒規定を設けていても、実際の運用が適切でなければ、処分が無効と判断される可能性があります。
この記事では、就業規則に定める懲戒処分の種類、懲戒事由の定め方、処分を行う際の注意点を解説します。
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懲戒処分とは？
懲戒処分とは、従業員が職場の規律や就業規則などに違反した場合に、会社が制裁として行う処分です。
事業をしていると、従業員の次のような行為が問題となることがあります。
- 正当な理由のない無断欠勤を繰り返す
- 業務上の指示に正当な理由なく従わない
- 会社の機密情報を不適切に持ち出す
- 職場の秩序を著しく乱す
- 会社の設備や備品を故意に破損する
もっとも、これらに該当する行為があったとしても、直ちに懲戒処分が認められるわけではありません。
行為に至った経緯、本人の説明、会社への影響、過去の指導や処分の状況などを確認し、処分が相当かどうかを判断する必要があります。
懲戒処分を行うには、就業規則の定めが重要
会社が懲戒処分を行うためには、あらかじめ就業規則などに懲戒の種類や事由を定め、従業員に周知しておくことが重要です。
就業規則の役割についてはこちらで詳しく解説しています。
→ 就業規則を作成するメリットとは？会社経営に欠かせない基本ルールと作成手順
就業規則の周知についてはこちらで詳しく解説しています。
→ 就業規則の閲覧義務と従業員の権利｜企業が知っておくべき対応
労働基準法第89条第9号では、制裁の定めを設ける場合、その種類および程度に関する事項を就業規則に記載することが求められています。
例えば、「会社の秩序を乱した場合」とだけ定めるよりも、無断欠勤、業務命令違反、情報漏えいなど、想定される行為を具体的に示すことで、どのような行為が懲戒の対象となるのかを明確にできます。
ただし、すべての事例を列挙することは難しいため、具体的な懲戒事由を定めたうえで、それに準ずる行為を扱う規定を設ける方法も考えられます。包括的な規定を設ける場合も、どのような行為が対象になるのかを判断できる内容にすることが大切です。
また、規定があるからといって、会社が自由に処分できるわけではありません。処分の有効性は、労働契約法第15条などに照らして判断されます。
懲戒処分の主な種類
懲戒処分にはいくつかの種類があり、一般的には、行為の程度や事情に応じて処分の重さを検討します。
会社が採用する処分の種類や名称は、就業規則の定めによって異なります。
1. 戒告・けん責
戒告やけん責は、比較的軽い懲戒処分として設けられることが多いものです。戒告は、問題となる行為について注意を与える処分として、けん責は、始末書の提出などを求めて将来の改善を促す処分として定められることがあります。
ただし、名称や具体的な内容は会社の就業規則によって異なります。始末書の提出を求める場合も、その内容や目的を明確にしておきましょう。
2. 減給
減給は、懲戒処分として賃金の一部を減額するものです。
ただし、会社が自由に賃金を減らせるわけではありません。
労働基準法第91条では、就業規則で減給の制裁を定める場合について、次の制限を設けています。
- 1回の事案について、減給額は平均賃金の1日分の半額を超えてはならない
- 複数の事案がある場合でも、1賃金支払期における減給の総額は、その期間の賃金総額の10分の1を超えてはならない
例えば、減給処分を行う場合は、懲戒事由に該当するかだけでなく、減給額が法律上の制限を超えていないかも確認する必要があります。
なお、遅刻や欠勤など、実際に働かなかった時間に対応する賃金を支払わないこと（ノーワーク・ノーペイの原則）と、制裁として減給することは別の問題です。両者を混同しないようにしましょう。
3. 出勤停止
出勤停止は、一定期間の出勤を禁止する処分です。出勤停止期間中の賃金の取扱いは、就業規則の定めや法令との関係を確認する必要があります。
また、出勤停止は従業員への影響が大きい処分です。期間の長さや行為の内容、会社への影響などを踏まえ、処分の重さが適切かを検討しましょう。
4. 諭旨解雇・懲戒解雇
諭旨解雇や懲戒解雇は、重大な規律違反などがあった場合に検討される、重い処分です。
これらの名称や具体的な手続きは会社の就業規則によって異なります。
特に懲戒解雇は、従業員の生活や再就職などに大きな影響を及ぼすため、慎重な判断が必要です。
重大な行為があったとしても、直ちに懲戒解雇が有効になるわけではありません。行為の内容、程度、経緯、会社への影響などを総合的に検討する必要があります。
懲戒事由はどのように定める？
懲戒規定を設ける際は、どのような行為が懲戒の対象となるのかを、従業員が理解できるように定めることが重要です。
具体的な行為を想定して規定する
例えば、次のような事項が懲戒事由として検討されます。
- 正当な理由のない無断欠勤
- 正当な理由のない業務命令違反
- 故意または重大な過失による会社への損害
- 会社の機密情報の不適切な持ち出しや漏えい
- 職場の秩序を著しく乱す行為
- ハラスメントに該当する行為
これらはあくまで例であり、すべての会社に同じ規定が必要というわけではありません。会社の業種、業務内容、従業員の働き方などを踏まえ、実際に想定される問題に対応できる内容にすることが大切です。
また、行為の種類だけでなく、違反の程度や会社への影響に応じて、どの処分を検討するのかを整理しておくと、運用時の判断がしやすくなります。
懲戒規定を設ける際は、ほかの規定との整合性も確認する
懲戒事由は、服務規律や秘密保持、ハラスメント防止などの規定とも関係します。
例えば、情報管理に関するルールを定めていても、違反した場合の対応が曖昧であれば、実際に問題が起きた際に判断に迷う可能性があります。一方で、幅広い行為をすべて重い懲戒処分の対象とするような規定では、処分の相当性が問題になることもあります。
各規定の目的を整理し、会社としてどのような行為を防ぎたいのか、問題が起きた場合にどう対応するのかを考えながら整備しましょう。
懲戒処分を行う際の注意点
1. 事実関係を確認する
問題となる行為があった場合、まずは何が起きたのかを確認します。例えば、無断欠勤が続いている場合でも、本人と連絡が取れない事情や、会社側の連絡・指導の状況などを確認する必要があります。
業務命令に従わなかった場合も、指示の内容、本人が従わなかった理由、指示が適切に伝わっていたかなどによって、評価が異なる可能性があります。
一方の説明だけで判断せず、関係者への聞き取りや記録の確認などを通じて、客観的な事実を整理しましょう。
2. 本人の説明を聞く
懲戒処分を検討する際は、本人に事実関係や事情を説明する機会を設けることが、適切な判断につながります。本人から説明を聞くことで、会社が把握していなかった事情が分かる場合もあります。
弁明の機会を設ける方法や手続きは、就業規則の定め、問題となる行為の内容、社内の手続きなどを踏まえて検討しましょう。
なお、弁明の機会を設ければ、必ず処分が有効になるというわけではありません。あくまで、事実関係と処分の相当性を判断するための重要な手続きの一つです。
3. 処分の重さが適切か検討する
同じ種類の違反行為でも、事情によって適切な処分は異なります。初めての軽微な違反と、繰り返し注意を受けても改善されない違反とでは、評価が異なる場合があります。
処分を決める際は、次のような点を確認しましょう。
- 行為の内容と程度
- 故意または過失の有無
- 会社や他の従業員への影響
- 本人の説明や反省の状況
- 過去の指導・処分歴
- 同様の事案に対する過去の対応
同じような事案について、合理的な理由なく処分に大きな差が生じていないかも確認する必要があります。
4. 懲戒処分の有効性を確認する
労働契約法第15条では、懲戒について、労働者の行為の性質や態様などの事情に照らし、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない場合は、権利の濫用として無効になると定めています。
つまり、就業規則に懲戒規定があることや、規定に該当するように見える行為があったことだけで、処分の有効性が決まるわけではありません。規定の内容、事実関係、処分の重さ、手続きなどを総合的に確認する必要があります。
特に、減給や出勤停止、懲戒解雇などの重い処分を検討する場合は、実施前に慎重な確認を行いましょう。
5. 処分の内容と理由を記録する
懲戒処分を行う場合は、問題となった行為、確認した事実、適用した就業規則の条項、処分を決めた理由などを記録しておくことが大切です。本人に処分を通知する際も、処分の内容や根拠が分かるように説明しましょう。
記録を残しておくことで、後から判断の経緯を確認しやすくなり、社内での対応の一貫性を保つことにもつながります。
また、就業規則で手続きを定めている場合は、その手続きに沿って対応する必要があります。
懲戒規定を設けるときに確認したいこと
就業規則に懲戒規定を設ける際は、次の点を確認してみてください。
- 懲戒処分の種類と内容が明確になっている
- どのような行為が懲戒事由に該当するかが分かる
- 服務規律や情報管理など、ほかの規定との整合性が取れている
- 減給などの処分について、法令上の制限を確認している
- 懲戒処分を検討する際の社内手続きが整理されている
- 従業員が懲戒規定を確認できるように周知している
規定を作成する段階で、実際に問題が起きた場合の対応まで想定しておくことが重要です。
まとめ｜懲戒規定は、内容と運用の両方が重要
懲戒処分は、職場の規律を維持するための制度ですが、会社が自由に実施できるものではありません。就業規則に懲戒の種類や事由を定めるとともに、実際に問題が起きた場合は、事実関係を確認し、本人の説明を聞き、処分の重さが適切かを検討する必要があります。
また、減給処分には労働基準法第91条による制限があり、懲戒の有効性については労働契約法第15条に基づく判断が必要です。
就業規則を作成・見直す際は、規定の文言を整えるだけでなく、会社が実際に運用できる内容になっているかも確認しましょう。
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